Сервис Smartway

Smartway – решение для планирования и организации деловых поездок. Smartway работает наподобие сайтов для покупки авиа- и железнодорожных билетов и бронирования гостиниц. Вы указываете направление и даты, а Smartway подключается к десяткам поставщиков и сравнивает цены в режиме реального времени. В результате вы получаете лучшую цену на билет или номер в отеле. Отсутствие скрытых наценок и встроенные инструменты согласования ускорят процесс организации командировок. Все это позволяет компании сэкономить в среднем от 15 до 50 процентов командировочного бюджета в зависимости от количества поездок.

В 2018 году Smartway был интегрирован в программы 1С, благодаря чему упростился кадровый и бухгалтерский учет командировок.

• Билеты автоматически загружаются в программу 1С и учитываются по факту покупки. Авансовый отчет можно автоматически заполнить полученными билетами, а НДС попадает в книгу покупок.
• Если сотрудник заполнил авансовый отчет внутри системы Smartway, он автоматически загрузится в программу 1C, останется его только провести.
• В программах «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:ERP» можно автоматически сформировать кадровые документы (приказ о командировке, служебное задание).

Чем данная программа выгодна!

Поиск билетов и отелей онлайн

Smartway позволяет искать авиабилеты, ж/д билеты, отели и трансферы онлайн – вам нужно ввести даты, а сервис найдет самые выгодные варианты. Smartway не берет сервисные сборы, а цены получает напрямую от поставщиков. Здесь же зачисляются бонусы в виде миль или баллов за поездки.

Управление бронированием в любой момент

При создании учетной записи сотрудника все его данные сохраняются в его профиле, не нужно вводить их заново каждый раз. Если у сотрудников есть доступ к Smartway, то забронировать, а также оперативно отменить или изменить параметры командировки, отеля и билетов они смогут самостоятельно.

Ручное и автоматическое согласование командировок

Smartway помогает оптимизировать процесс согласования, вы можете искать и согласовывать командировки в одном окне. Ответственный за согласование видит все детали бронирования и может согласовать или отклонить запрос в один клик. В настройках можно назначить разные права для пользователей системы, ввести ограничения по стоимости, направлению и времени бронирования. А также доступно бесплатное резервирование.

Тревел-политики для ограничения трат

Гибкая система доступов Smartway позволит контролировать бюджет организации, выделив сотрудников по категориям и задав для каждой соответствующий лимит или набор правил.

Закрывающие документы для командировок в личном кабинете.

В разделе "Отчетность" хранятся все закрывающие документы, которые потребуются бухгалтерии для оформления командировок. Они доступны онлайн в любой момент. Счета и акты можно скачать в формате pdf или xlsx, а также получить на электронную почту. На старте можно задать параметры получения закрывающих документов, указав периодичность, а также выделить проект или отдельные услуги. Оригиналы будут высланы с необходимой периодичностью.